Ngày nay, khái niệm văn phòng điện tử, văn phòng trực tuyến hay văn phòng không giấy tờ đang được nhắc ngày càng nhiều như một cách thức hiện đại bằng việc ứng dụng các công cụ, công nghệ hiện đại nhằm tin học hoá các quy trình của doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả xử lý công việc, tiết kiệm thời gian và chi phí.

I - eOFFICE sẽ mang lại điều gì cho các doanh nghiệp?

Tạo một văn phòng ảo, kết nối các văn phòng và tạo một kênh truyền thông nội bộ giúp truyền thông nhanh và thuận tiện hơn

Tin học hóa hệ thống thông tin quản lý và điều hành cộng tác. Tăng năng suất và hiệu quả lao động, giúp giảm chi phí hoạt động và quản lý

Lưu trữ và tổ chức thông tin khoa học, tạo khả năng khai thác kho dữ liệu dùng chung và tạo lập tài sản cho tổ chức, chia sẻ tài nguyên tốt hơn và giảm rủi ro mất mát thông tin

Hỗ trợ theo dõi tình trạng công việc và có thông tin đầy đủ để kịp thời khi ra quyết định

Cung cấp các công cụ chuẩn hóa thông tin, văn bản, tài liệu, biểu mẫu

Là công cụ điều hành trực tuyến và làm việc từ xa

Là môi trường để các thành viên chia sẻ tri thức với nhau

Xây dựng một nét văn hóa mới, giúp bỏ đi thói quen làm việc trên các phương tiện thủ công, xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và ưu việt hơn

Triển khai dễ dàng, có thể sử dụng tốt trên các thiết bị smarphone, máy tính bảng

II - Các module chức năng

Quản lý Điều hành Doanh nghiệp: Đây là công cụ giúp nhà quản lý tổ chức và vận hành bộ máy kinh doanh theo một quy trình nhất định. Từ công đoạn người quản lý giao việc cho nhân viên, nhân viên nhận việc sau đó thực hiện rồi báo cáo tình trạng, kết quả công việc….Sử dụng chức năng này nhằm giám sát và kiểm soát các công việc đang thực hiện, đã quá hạn một cách chặt chẽ và khoa học.Các module con như sau:

+ Quản lý công việc

+ Trao đổi nội bộ

+ Hệ thống báo cáo, nhắc việc

 Lịch cơ quan: Xây dựng kế hoạch làm việc chung của công ty hàng tuần, kế hoạch công việc của từng công trình, dự án của chi nhánh, phòng ban, bộ phận theo tuần, theo tháng, theo quý.Sử dụng lịch cơ quan để thay thế cho các phương tiện truyền thông cũ như bảng thông bảo, bảng kế hoạch công tác của cơ quan, của các phòng ban. Việc xem kế hoạch công tác chung của cơ quan trên mang sẽ thuận lợi và tiện dụng hơn so với cách làm truyền thống. Người sử dụng có thể xem kế hoạch công việc của tuần hiện tại hoặc trong tuần tới hoặc xem lại kế hoạch công việc đã diễn ra.

 Lịch cá nhân: Chức năng Lịch công việc cung cấp công cụ thiết lập lịch làm việc động cho mỗi thành viên trong doanh nghiệp, phân hệ này giúp cho các thành viên chủ động lên kế hoạch công việc, sắp xếp các cuộc hẹn, sự kiện và ghi chú quan trọng, cũng như những việc cần làm trong ngày, tuần hoặc tháng.

 Tin nhắn nội bộ: Chức năng tin nhắn nội bộ hỗ trợ các thành viên sử dụng văn phòng trực tuyến trao đổi thông tin nội bộ một cách nhanh chóng.Tin nhắn nội bộ tương tự email và chỉ dùng trong nội bộ doanh nghiệp. Tin nhắn nội bộ truyền thông nhanh hơn, thuận tiện hơn và bảo mật hơn email.

 Tin tức: Là một tờ báo điện tử nội bộ của doanh nghiệp, nơi ra các thông báo, thông tin sự kiện của ban lãnh đạo, của các phòng ban và cũng là nơi lưu trữ và chia sẻ các kinh nghiệm, kỹ năng chuyên môn

 Quản lý Hồ sơ tài liệu: Là công cụ lưu trữ, tổ chức và quản lý văn bản, biểu mẫu tài liệu của doanh nghiệp một cách đơn giản và hiệu quả. Các văn bản được chia sẻ thuận tiện và đúng người. Hạn chế việc mất mát tài liệu do tổ chức phân tán. Đây cũng là công cụ hỗ trợ chuẩn hóa văn bản tài liệu

 Quản lý Tài liệu ISO: Module này phù hợp với các Doanh nghiệp đã,đang và sẽ triển khai áp dụng  các tiêu chuẩn ISO như ISO 9001:2000 v.v… vào việc quản lý.Chức năng cho phép lưu trữ Quy trình theo hệ thống đã được định nghĩa trước, tạo ra những phiếu yêu cầu thay đổi quy trình, mọi người cùng tham gia góp ý để hoàn thiện quy trình… sau đó lãnh đạo phê duyệt để ban hành.

 Quản lý Khách hàng: Giúp tổ chức, lưu trữ thông tin về khách hàng. Hồ sơ thông tin khách hàng được lưu đầy đủ giúp tạo một kho dữ liệu khách hàng dùng chung và chia sẻ. Giảm rủi ro mất thông tin khách hàng do thay đổi nhân sự

 Quản lý nhân sự: Phân hệ quản lý nhân sự ghi nhận và theo dõi toàn bộ quá trình liên quan đến nhân sự bao gồm quản lý hồ sơ, lý lịch, hợp đồng lao động, nghỉ phép, cũng như cung cấp các thông tin cần thiết về năng lực nhân viên để giúp cho quá trình quản trị nhân sự.

 Quản trị: Phần quản trị dành cho Người quản trị hệ thống bao gồm các chức năng như Quản lý người dùng, phòng ban, phân quyền. Theo dõi quá trình hoạt động của hệ thống, thiết lập các thông số để vận hành hệ thống

III - Triển khai

   - Link : www.e-office.com.vn

   - Quyền Quản trị hệ thống: quantri/abc123

   - Quyền Trưởng phòng: truongphong/abc123

   - Quyền Nhân viên: nhanvien/abc123